Automatická fakturácia služieb

Nastavenie opakovaných služieb

Nastavenie služieb, ktoré účtovná kancelária (ÚK) poskytuje klientom (stačí nastaviť iba raz), automatizuje vytvorenie faktúr za účtovné služby klientom.

Napr.:

• paušálne sadzby za vedenie účtovníctva
• počet zaúčtovaných položiek
• počet evidovaných zamestnancov

Účtovná kancelária bude schopná vytvoriť faktúru všetkým klientom jedným kliknutím na základe nastavených služieb.

Vytvorenie automatického fakturovania klientom pozostáva zo 4 krokov:

1. Vytvorenie skladovej karty pre účtovnú službu - bližšie v popise vytvorenie skladových kariet

2. Vytvorenie adresy klienta v adresári - bližšie v popise vytvorenie adresy v adresári

3. Vytvorenie služby - viď. nižšie

4. Vystavenie faktúr klientom - viď. nižšie

Vytvorenie služieb 

    Služby slúžia na prednastavenie zoznamu opakovane vykonávaných služieb pre klientov za ktoré budete chcieť fakturovať pravidelne (mesačne alebo viac mesačne).

Môže ísť o jednoducho opakujúce sa služby (napríklad paušálne sadzby za vedenie účtovníctva), ale môžu obsahovať aj položky, ktorých počet sa mení v každom mesiaci (napríklad počet zaúčtovaných položiek, počet evidovaných zamestnancov).

1. V hlavnom menu vyhľadajte “Služby” a následne kliknite na “Služby”
   

2. Otvorila sa okno “Služby”
   

3. Ak chcete vytvoriť novú služby kliknite na

4. Otvorilo sa okno “Služba”
   

5. V riadku “Meno zák.:” kliknite na Tu sa zadáva meno zákazníka.

6. Teraz z adresára vyberte klienta (riadok sa zafarbí na zeleno) a kliknite na

7. Teraz sa vyplnila adresná časť služby podľa informácií v adresári

8. Vyplňte riadok “Č. zmluvy” (môže byť ľubovoľné, podľa vášho uváženia, ale nemôže sa opakovať)
   

9. V riadku “Č. agendy zákazníka” kliknite na
   

10. Vyberte agendu klienta (agenda klienta musí byť podradená agende účtovnej kancelárie, pre nastavenie agendy pozrite časť nastavenie nadradenej agendy)
    

11. Ak označíte políčko v riadku “Fakturovať aj  iné platené služby z agendy”, pri príprave faktúry systém vyžiada zoznam iných platených služieb zadaných v príslušnej agende klienta za dané obdobie a pridá ich do faktúry (ich nastavenie nájdete v časti iné platené služby), ďalej môžete nastaviť aj e-mail zodpovedného užívateľa (zobrazuje sa na faktúre, bude užitočné ak chcete jednoducho triediť tlačené faktúry pre vašich účtovníkov)

12. Ak chcete poskytnúť zľavu zo služby a udať dôvod, tak to môžete nastaviť v nasledovnom riadku
    

13. Nastavte dátum “Začatia zmluvy” a dátum “Ukončenia zmluvy” (ak necháte políčko dátumu ukončenia prázdny, tak služba sa bude účtovať do neurčita)
    

14. Vyberte spôsob platby klienta (odporúča sa nechať na poštových poukážkach)
    

15. Máte možnosť fakturovať za určitý počet mesiacov naraz (napr. ak nastavíte riadok na 3 tak sa Vám faktúra bude vytvárať každé 3 mesiace a suma na faktúre bude tak isto za 3 mesiace)
    

16. Zaškrtnutím políčka “Faktúru posielať”, program zaeviduje faktúru za služby, ale nebude klientovi posielať faktúru cez e-mail alebo elektronicky
    

17. Políčko “fakturované do” sa vzťahuje už na vygenerované faktúry. Zobrazuje nám do ktorého obdobia už bola faktúra vystavená (Ak je v políčku 31.7.2019, tak posledná faktúra bola vystavená na obdobie Júl)
    

18. Políčko “Vyúčtovacie položky fakturované do” sa vzťahuje na účtovné položky, ktoré už boli fakturované (Ak je v políčku 30.6.2019, tak vo faktúre boli zahrnuté účtovné položky za obdobie Jún)
    

19. Pre nastavenie splátkového kalendára slúži posledný riadok v okne služba. 

    1. Políčko splátkový kalendár počet mesiacov naraz -  umožňuje nastaviť koľko mesiacov má byť vygenerovaná na jednej faktúre

    2. Políčko “splát. kal. generovať” - umožňuje vygenerovať splátkový kalendár

    3. Políčko “splát. kal. do:” nás informuje o tom, dokedy bol splátkový kalendár vytvorený 

20. Generovať splátkový kalendár máte možnosť pri generácii faktúr zaškrtnutím

21. Po zaškrtnutí splátkového kalendára sa okno zmení. Spôsob nastavenia je podobný ako pri generovaní faktúr, čiže pre detailnejšií návod pozrite popis generovanie faktúr klientom
    

22. Teraz kliknite na “Položky služieb”. V tejto časti nastavíme služby podľa skladových položiek
    

23. Pre pridanie služby kliknite na

24. Otvorilo sa okno “Položka služby”
    

25. Pri nastavení obdobia platnosti si môžete vybrať medzi:

    1. Obdobím platnosti do neurčita (automatická fakturácia služby až do manuálnej deaktivácie služby)

    2. Obdobím platnosti podľa zadaného dátumu (automatická fakturácia služby bude aktívna počas zadaného obdobia)
       

26. V riadku “EV. č. v sklade”, kliknutím na sa otvorí zoznam skladových kariet.
    

27. Vyberte si skladovú položku a kliknite na

28. Po výbere sa automaticky doplnia údaje (cena služby bude importovaná zo skladovej karty)

29. V riadku “Spôsob určenia množstva” vyberte jeden zo spôsobov určenia množstva

30. Spôsoby určenia množstva: 

    1. Pevne zadané - najčastejšie využívaný spôsob. Využíva sa, ak účtujeme fixnú sadzbu každý mesiac (napr. poskytnutie sídla, základný poplatok za účtovníctvo)

    2. Počet dní v mesiaci - využíva sa ak existuje fixná denná tarifa, potom vo faktúre bude uvedený počet podľa počtu dní fakturovaného mesiaca (ak zmluva začne alebo končí v priebehu mesiaca, počet sa adekvátne zníži)

    3. Počet účtovných položiek - Využíva sa, ak spoplatňujete každú zaúčtovanú položku rovnakou cenou. Program pri fakturácii zistí z agendy klienta za predchádzajúci mesiac skutočný počet zaúčtovaných položiek a uvedie ich vo faktúre. Pozor !!! nepoužívajte v kombinácii s možnosťami “d” a “e” 

    4. Počet ostatných účtovných položiek (manuálne vytvorené položky, napr  faktúry) - Využíva sa, ak rozdielne sa spoplatňujú automaticky a manuálne zaúčtované položky. Pozor !!! nepoužívajte v kombinácii s možnosťou “c”

    5. Počet automatických účtovných položiek (automaticky vytvorené, napr e-shop vytvára faktúry v systéme Mufis automaticky) - Využíva sa, ak máte rozdielne ceny pri automaticky a manuálne zaúčtovaných položkách. (Napríklad ak máte e-shop prepojený so systémom Mufis). Pozor !!! nepoužívajte v kombinácii s možnosťou “c”

    6. Celkový počet zamestnancov - Využíva sa, ak poskytujete mzdové služby a účtujete na každého zamestnanca rovnakú sadzbu

    7. Počet zamestnancov 0-1 - môžete použíť inú cenu za prvého zamestnanca

    8. Počet zamestnancov 2 a viac - môžete použiť inú cenu za ostatných zamestnancov

    9. Počet aktívnych služieb v minulom mesiaci - ak v účtovanej agende sa poskytujú služby, a na základe ich množstva chceme fakturovať za účtovné služby, tak je možné použiť tento spôsob 

31. V riadku “Bezplatné do” máte možnosť nastaviť aby položka nebola spoplatnená do určitého dátumu a v nasledujúcom riadku máte možnosť nastaviť percentuálnu zľavu a zapísať dôvod  nastavenej zľavy
    

32. V spodnej časti okna treba nastaviť poskytované obdobie, v ktorom sa služba bude účtovať. Obdobie môžeme nastaviť troma spôsobmi, a to: 

    1. Každý mesiac - položka sa bude fakturovať každý mesiac

    2. Mesiace - položka sa bude fakturovať len v mesiacoch, ktoré si zvolíme (napríklad za účtovnú závierku chceme účtovať len raz ročne, napríklad vo februári)

    3. Dátumy - ak sa jedná o sezonálnu službu, položka sa bude fakturovať len v obdobiach, ktoré nastavíte (napr od 1.8.2019 - 5.8.2019 a 10.8.2019 - 22.8.2019)
       

33. Skontrolujte správnosť vyplnenej položky služby a kliknite na  

34. Vytvorená položka služby sa uložila do zoznamu
    

35. Ak chcete zmeniť už existujúcu položku, vyberte položku (riadok sa zafarbí na zeleno) a kliknite na alebo ak chcete pridať novú položku, kliknite na

36. Prekontrolujte, správnosť vyplnenej služby a kliknite na

37. Ak ste postupovali správne, systém Vás neupozorní na žiadne chyby

Generovanie faktúr klientom

1. V hlavnom menu vyhľadajte “Služby” a následne kliknite na “Služby”

2. Otvorilo sa okno “Služby”, kde už máte vytvorenú službu
   

3. Kliknite na tlačidlo , ktoré sa nachádza v hornej časti okna

4. Z možností vyberte “Generovanie faktúr služieb”

5. Teraz sa otvorilo okno “Generovanie faktúr služieb”

6. Nastavte číselný rad odoslaných faktúr kliknutím na v riadku “Predvolená číselná rada vydaných faktúr”
   

7. Teraz sa otvorilo okno pre výber číselníka, kde vyberte prednastavený číselník pre odoslané faktúry a kliknite na 
   

8. Nastavte vhodnú predkontáciu pre odoslané faktúry, ktoré sa využijú na tento rok kliknutím na
   

9. Vyberte predkontáciu (štandardne je to 311/602) a kliknite na

10. Nastavte vhodnú predkontáciu pre budúce obdobie kliknutím na

11. Vyberte vhodnú predkontáciu (štandardne je to 311/384) a kliknite na

12.  Vyberte predvolení stredisko kliknutím na

13. Teraz ste v okne “Zoznam stredísk”, kde vyberte stredisko a kliknite na

14. Po vyplnení číselníka, predkontácií, a predvoleného strediska nastavte deň splatnosti faktúr podľa Vášho uváženia
    

15. Teraz môžete vytvoriť faktúry 3-ma spôsobmi, a to:

    1. všetkým so splatnosťou do konca mesiaca

    2. všetkým so splatnosťou do konca budúceho mesiaca

    3. práve označenému klientovi so splatnosťou do konca zadaného mesiaca

16. Ak zaškrtnete možnosť “a”, program vytvorí faktúry na aktuálny mesiac a program Vám oznámi koľko faktúr vytvoril.
    

17. Ak zaškrtnete možnosť “b”, program vytvorí faktúry na budúci mesiac a program Vám oznámi koľko faktúr vytvoril
    

18. Ak zaškrtnete možnosť “c”, program vytvorí faktúry vybranému zákazníkovi na mesiac, ktorý si viete nastaviť. Ďalej Vám program presne ukáže informácie o položkách, ktoré budú súčasťou faktúry
    

19. Prekontrolujte, či ste všetko správne vyplnili a následne kliknite na

20. Ak sa vytvorila odoslaná faktúra, objaví sa informačné upozornenie: